Quy Trình Iso Phòng Kinh Doanh Tiếng Anh

Việc phải quản lý hàng trăm hợp đồng không còn xa lạ đối với các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, làm thế nào để loại bỏ việc quản lý bằng giấy tờ chất đống, lộn xộn? Làm thế nào để có một quy trình quản lý toàn bộ hợp đồng thông minh và hiệu quả? Sau đây, chúng tôi sẽ mách bạn cách tối ưu nghiệp vụ liên quan đến quản lý hợp đồng.

Quản lý hợp đồng là gì và tại sao nó quan trọng?

Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý từ việc tạo, thực hiện và phân tích hợp đồng nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính tại một tổ chức, đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính và quy trình hoạt động thương mại.

Các tổ chức phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc giảm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự cần thiết của một hệ thống quản lý toàn bộ hợp đồng được tự động và hiệu quả.

Các nguyên tắc cơ bản khi quản lý toàn bộ hợp đồng cho doanh nghiệp

Khi một hợp đồng được quản lý kém, doanh nghiệp có thể mất đi rất nhiều cơ hội. Khi hợp đồng được quản lý hiệu quả bạn lại có thể tạo ra một mối quan hệ kinh doanh mạnh mẽ, mở đường cho lợi nhuận lớn dài hạn. Tuy nhiên, điều đó chỉ xảy ra khi chúng được quản lý đúng cách.

Thứ nhất là hãy đảm bảo rằng các loại hợp đồng của bạn được sắp xếp theo phân loại. Nó có thể được phân loại theo phòng ban, theo tình trạng, theo quy mô.

Thứ 2, phải chắc chắn quy trình thực hiện hợp đồng luôn được theo dõi chặt chẽ. Bởi vì, các lợi ích về kinh doanh và tài chính luôn được đặt lên ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp.

Thứ 3 là phải tránh tình trạng thất lạc hợp đồng, mất hoặc không thể tìm kiếm dễ dàng. Đây là việc gây tốn kém cả về thời gian quản lý và chi phí nếu công ty bạn vẫn còn quản lý bằng giấy tờ.

Cuối cùng là tính bảo mật. Doanh nghiệp thường hay quản lý toàn bộ thông tin về hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh trên máy tính, các file rời rạc. Điều này không đảm bảo được tính bảo mật khi dữ liệu bị rò rỉ ra ngoài. Bạn cũng có thể mất hoàn toàn dữ liệu nếu thiết bị của bạn gặp vấn đề.

Hãy luôn đảm bảo rằng, các nguyên tắc trên luôn được ưu tiên trong quá trình quản lý của bạn. Vậy một quy trình quản lý hợp đồng khoa học là gồm những giai đoạn nào?

Quy trình quản lý hợp đồng gồm những giai đoạn nào?

Khi quy trình quản lý các hợp đồng trong doanh nghiệp của bạn được thực hiện trôi chảy thì các lợi ích kinh doanh cũng sẽ được đáp ứng. Tổ chức của bạn không phải lo lắng về vấn đề tranh chấp và bất ngờ.

Trong quá trình xây dựng hợp đồng, có 4 điều bạn cần lưu ý. Thứ nhất, hợp đồng bắt buộc phải được 2 bên cùng nhau xây dựng. Thứ 2, các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, tính pháp lý phải chính xác. Thứ 3, người phụ trách hợp đồng có trách nhiệm theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện. Thứ 4 là các giá trị liên quan đến tài chính và thuế.

Quá trình ký kết hợp đồng là giai đoạn vô cùng quan trọng đối với người phụ trách chính. Bạn cần phải đảm bảo quy trình ký kết diễn ra đúng thời gian, đúng tiến độ.

Nếu gặp phải các tác động bởi ngoại cảnh hay nội bộ sẽ dẫn đến tình trạng delay (trì hoãn) không đáng có. Có thể nói đến như gián đoạn hợp đồng bởi tình hình dịch bệnh. Vì vậy, bạn nên sử dụng chữ ký số vào quy trình ký kết. Nó có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong mọi giao dịch được diễn ra suôn sẻ.

Đề phòng các trường hợp xấu xảy ra khi quản lý bằng giấy tờ, thiết bị cá nhân, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng. Các phần mềm này có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng. Đồng thời có thể giúp bạn sắp xếp và theo dõi một cách dễ dàng hơn.

Quản lý toàn bộ hợp đồng của doanh nghiệp không có nghĩa là soạn thảo hợp đồng rồi đẩy vào tủ hồ sơ là xong. Đánh giá hợp đồng rất quan trọng trong việc xác định tuân thủ các điều khoản, và vấn đề phát sinh. Hãy chắc chắn mọi quy trình liên quan đến kiểm toán, báo cáo thuế… được diễn ra đúng trình tự.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình

Với những doanh nghiệp muốn được chứng nhận ISO thì việc xây dựng và áp dụng quy trình được xem như yếu tố bắt buộc. Về vận hành, mỗi doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều cá nhân với sự khác biệt về kỹ năng, trình độ và kiến thức do đó nếu không được hoạch định thì mỗi người sẽ làm việc khác nhau, không đồng đều và rất khó kiểm soát cũng như kết hợp giữa các quá trình hay công đoạn. Việc xây dựng và áp dụng quy trình sẽ giúp người lao động và các bộ phận biết được phải tiến hành công việc nào, làm như thế nào, bao giờ và kết quả cần đạt được ra sao.

Tham khảo: vì sao cần làm việc theo quy trình Một số lợi ích điển hình khi áp dụng ISO như:

Xác định bối cảnh tổ chức và yêu cầu của các bên quan tâm

Xác định bối cảnh tổ chức bao gồm:

Xác định yêu cầu của các bên quan tâm bao gồm:

Việc xác định các yêu cầu của các bên quan tâm giúp doanh nghiệp xác định phạm vi hệ thống quản lý chất lượng, các quá trình và sự tương tác giữa các quá trình.

Với mỗi quá trình, cần tiến hành xem sét những yếu tố có thể ảnh hưởng tới việc đạt kết quả như dự định. Điều này bao gồm cả những ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực.

Doanh nghiệp có thể tiến hành thu thập thông tin theo phương pháp 5W1H như sau:

Một quy trình ISO sẽ có cấu trúc như sau:

Ban ISO chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo quy trình. Việc viết quy trình cần đảm bảo:

Sau khi được viết, quy trình cần được xem xét, góp ý của các bộ phận có liên quan. Bước cuối cùng trước khi quy trình có hiệu lực và ban hành áp dụng trong toàn hệ thống đó là được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo cao nhất.

Sau khi được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt, quy trình sẽ được ban hành chính thức. Để quá trình ban hành được hiệu quả, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo nội bộ về quy trình mới cho các thành viên có liên quan. Việc triển khai đào tạo nội bộ về quy trình sẽ đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu biết về quy trình, nắm được trách nhiệm và quyền hạn của mình.

Tìm hiểu cơ bản về nghiệp vụ quản lý hợp đồng

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều loại hợp đồng khác nhau. Về mặt đối nội thì ta có hợp đồng lao động, mặt, bằng, quản lý tài sản,… Về mặt đối ngoại ta có các loại hợp đồng giao dịch thương mại.

Chính vì thế, việc quản lý tất cả những loại hợp đồng là vấn đề vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi tính trách nhiệm cao của người quản lý.

Các bước xây dựng và áp dụng quy trình theo ISO 9001

Việc xây dựng quy trình có thể dựa vào các bước sau:

quy trình bắt buộc của ISO 9001

Quá trình là một tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra, trong một doanh nghiệp sẽ tồn tại nhiều quá trình.

Quy trình là cách thức cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc quá trình. Việc xây dựng quy trình tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong việc vận hành các quá trình nhằm hoàn thành mục tiêu do doanh nghiệp đề ra. Hệ thống là tập hợp các yếu có liên quan hoặc tương tác với nhau.

Từ những khái niệm trên, ta có thể hiểu Quy trình ISO 9001 bao gồm những bước theo trình tự rõ ràng để có thể thực hiện một hoạt động hoặc quá trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp và những quy trình này cần phải đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 do doanh nghiệp đang áp dụng.

6 quy trình bắt buộc của ISO 9001 bao gồm:

Theo quy định của ISO 9001 mới nhất thì các quy trình này không nhất thiết phải được viết ra bằng giấy hay văn bản mà chỉ cần có thể chứng minh được là phía doanh nghiệp có xây dựng và áp dụng. Tham khảo quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO.